Teine finantsplaanide koolitus

Teine finantsplaanide koolituse moodul toimus Tartus 20. novembril  ning oli suures osas praktilist laadi.

Mooduli alguses uuriti, millised võivad olla komistuskivid finantsplaanide koostamisel.

  • Ebarealistlikud ideed, eesmärgid ja plaanid.
  • Finantsalane kirjaoskamatus.
  • Arvestuse vajaduse alahindamine.
  • Arvestuse ja kontrolli puudumine.
  • Maksuseaduste mittetundmine.

Jätkusuutliku ettevõtte tegevuses võivad varitseda kaks peamist omavahel seotud ohtu: rahapuudus  ja jätkuvad kahjumid. Peamine ravim - kasumid.

Finantsplaanide tutvustus

Kolmas väljakutse 2013. aasta sügisel oli ettepanek sõita kahel päeval Tartusse ja viia läbi SEIKU (sotsiaalse ettevõtluse inkubaatori) eelinkubatsiooni raames finantsplaanide tutvustus. Põhirõhk finantsplaanide sissejuhataval tutvustamisel ja esitaminel  iPlanneris.

Esimene koolitus toimus 13. novembril  ja oli teoreetilist plaani. Nagu ikka, alustuseks veidi teooriat ja ajalugu.

Kui soovid midagi mõista, jälgi selle algust ja arengut  (E. Jäger)

Ajalooline taust.

Arvepidamine tekkis vajadusest teada vara suurust kogustes. Muistses Babüloonias ja Assüürias reguleerisid majandustehinguid Hammurapi seadused. Arvepidamine kajastas kaubanduslikke tehinguid ja neid fikseeriti savitahvlitel. Egiptuses  alates 4 tuh e.m.a. arvestus vara üle koguselises vääringus. Hiinas tekkis raamatupidamine vajadusest pidada arvestust keisri ja riigi varade ja tehingute üle. Hiinas  kasutati arvelauda  juba 4600 a. tagasi. Kaasaegse arvepidamise alus 15. saj lõpust, mil Paccioli koondas  talle teadaoleva info ja kogemuse.

Raamatupidamise vajalikkust saab kõige paremini iseloomistada selle funktsioonidega, mis suures osas kattuvad planeerimise funktsioonidega:

       Informatsiooni kogumine ja kirjendamine

       Aruannete koostamine

       Tulemuste kontroll, võrdlus  ja analüüs

       Informatsiooni edastamine

       Juhtimine ja majanduslike otsuste tegemine

       Uute lahenduste leidmine

Raamatupidamisarvestuse ja finantsplaanide koostamise ühised jooned.

Finantsplaanid on majandusarvestuse üks tahke, mida esitatakse nii raamatupidamis(finants)aruannete kui ka muudes formaatides. Hiljem võrreldakse finantsplaanide näitajaid tegelike tulemustega, mis võimaldab hinnata tegelikke tulemusi, plaanide kvaliteeti, analüüsida erinevusi ning leida uusi lahendusi. 

Finantsaruannete omavahelisi seoseid ja nende olemust võib kirjeldada lühidalt järgmise skeemi abil: 

Ettevõtte tegevuse alguses kuid ka edaspidi on vaja teha otsuseid põhitegevuseks vajalike põhivara  investeeringte ja muud soetuste ning ettevõtte tegevuse ja soetuste finantseerimise kohta.

       Investeeringud põhivarasse

       Finantseerimine põhitegevuse ja investeeringute vajaduste katmiseks:

-       omavahendid (puhaskasum, ..)

-       laenud (finantsasutustelt, eraisikutelt)

-       sihtfinantseerimine

Sihtfintantseerimine.

Sihtfinantseerimine on oma olemuselt sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetus, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kulutuste katteks või teatud tingimuste tagamiseks.

Sihtfinantseerimine jaguneb:

  •  mitterahaline finantseerimine
  •  varade sihtfinantseerimine (teatud varade soetamiseks)
  •  tegevuse sihtfinantseerimine (teatud kulude katmiseks

Sihtfinantseeringu saaja peab olema suuteline suuteline igal hetkel oma dokumentatsiooniga tõestama, et saadud vahendeid on  kasutatud sihtotstarbeliselt. Juhul, kui seda ei ole nii tehtud, on toetuse andjal õigus nõuda tema poolt finantseeritud summa tagasi.

Sihtfinantseerimise kajastamist raamatupidamises reguleerib RTJ 12 (Raamatupidamise Toimkonna Juhend). Eestis on alates 2013. aasta algusest kasutusel ainult sihtfinantseeringute kajastamise netomeetod.

Varade sihtfinantseeringu kajastamine netomeetodil,  st netosoetusmaksumuses, tähendab varade soetuseks kulutatud summa, millest on maha arvatud soetamiseks saadud sihtfinantseerimise summa (tasuta saadud vara soetusmaksumus on null).

Tegevuskulude sihtfinantseerimine kajastatakse tuludes üksnes siis, kui  sihtfinantseerimine muutub sissenõutavaks ja sihtfinantseerimisega seotud tingimused on täidetud. Saadud  sihtfinantseerimine,  mille puhul tuluna kajastamise tingimused ei ole täidetud, kajastatakse bilansis kohustusena.

Sihtfinantseerimise arvestuse tähtsaimaks momendiks on see, et raamatupidamise arvestuses  ei kajastata neid väärtusi, mille eest ei ole ettevõte ise maksnud.

Finantsplaan ehk eelarve on tegevusplaan teatud kindlaks ajaperioodiks; planeeritud tegevuste formaalne väljendus.

Finantsplaanide koostamisel on sisenditeks eelmiste perioodide tulemused, järgmise aasta makroökonoomilise arengu indikaatorid, turuinfo, otsearvestused ehk  Zero based (planeerimine arvestamata ajalugu). Üheks viimasel ajal kasutust leidnud meedodiks on tegevuspõhine planeerimine, seob ressursid mõõdikutega.

Finantsplaani funktsioonid kattuvad mõnes osas raamatupidamise funktsioonidega:

       Strateegiline: eesmärkide püstitamine ja ümbervaatamine

       Planeerimine: finantsplaani jt plaanide koostamine

       Kommunikatsioon ja koordineerimine (protseduurid jms)

       Uute lahenduste leidmine (s.h. investeeringud,..)

       Inimeste motiveerimine (teavad, mida neil oodatakse)

       Kontroll ja võrdlus: tulemuste ja eelarve võrdlus, analüüs

       Juhtimine: otsuste tegemine, järeldused, kitsaskohad

 

Uus esitlus Tallinna ettevõtluspäeval

Oktoobri algus on juba kümme aastat Tallinna ettevõtjatele huvitav aeg: linn viib sel ajal läbi ettevõtluspäeva, mis on suunatud alustavatele ja ka tegutsevatele ettevõtetele uute ideede saamiseks ning  teadmiste värsekndamiseks.

Computare OÜ viis 2. oktoobril 2013 Viru Keskuses läbi seminar — töötoa  teemal  „Arvepidamine ja väikeettevõtte raamatud.

Forte saali 30 kohta registreeriti kiiresti täis ning nii mitmedki huvilised sattusid ootelehele.

Seminari eesmärgiks oli julgustada alustavaid ettevõtjaid ning kinnitada, et raamatupidamine on arusaadav, loogiline ja suures osas ise tehtav. Väiksem ettevõte, kus vähe kandeid ning nüansse, on just hea algus algajale raamatupidamishuvilisele. Maksuarvestus ja maksuseadused võivad tekitada alguses raskusi, kuid alati saab paluda abi spetsialistidelt.

Ettekanne algas nagu tavaks olulisemate mõistete lahtiseletamisega.

  1. Raamatupidamine - mõistete ja tegevuste kogum, et koguda ja esitada informatsiooni ning kirjendada majandustehinguid.
  2. Majandustehing - raamatupidamiskohustuslase tehtud tehing, kolmandate isikute vaheline tehing või raamatupidamiskohuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub vara, kohustuste või omakapitali koosseis.
  3. Algdokument - majandustehingu toimumist tõendav kirjalik tõend, millel peavad olema vajalikud andmed.
  4. Kahekordne raamatupidamine -  iga raamatupidamiskanne kirjendatakse kahel kontol.
  5. Konto on raamatupidamise register ühelaadiliste tehingute arvestamiseks.

Raamatupidamise funktsioon on:

  • Majandustehingute informatsiooni kogumine, hindamine, dokumenteerimine ja kirjendamine.
  • Ettevõtte ja töötajate tegevuse kontroll hästi korraldatud arvestuse abil.
  • Aruannete koostamine ja andmete kontroll.
  • Informatsiooni edastamine aruannete näol sisesmistele ja välistele infotarbijatele.

Soovime, et ettevõtjad oleksid niipalju kui võimalik ise enda raamatupidajad.  Mida selle all silmas peame?  Seda, et ettevõtjad  tunneksid raamatupidamise teooriat, osaleksid oma ettevõtte arvepidamise ja dokumentide liikumise protseduuride väljatöötamisel, oskaksid hinnata ja kasutada finantsaruandeid ning teisi raamatupidamisandmete alusel koostatud aruandeid.

Ettevõtja võib raamatupidamisarvestuse korraldamisel  seda ise teha, tööle võtta raamatupidaja või osta sisse raamatupidamise teenust. Võib nimetatud variante kombineerida.

Peaasi on aga, et ettevõtjad oskaksid hinnata raamatupidamist ja aruandeid kui head  abimeest.

Mis juhtub, kui puudub nõuetekohane raamatupidamisarvestus.

  • Puudub täielik ülevaade ettevõtte tegevusest ja tulemustest, valed juhtimisotsused.
  • Kontrolli puudulikkus võib viia pettusteni  ja varalise või maine kahjuni.
  • Nõuded ja kohustused; nende tasumine.
  • Vaidlused töötajatega, kui puudub nõuetekohane personali- ja palgaarvestus.
  • Maksuarvestuses vead - maksude intressid 0,06% päevas, muud karistused.

Tasuta teabepäev

Computare OÜ jaoks on käesoleva  aasta sügis olnud kiire ja tegus, sest lisaks igapäevatööle on tulnud ette erinevaid avalikke esinemisi ja ettekandeid.

26. septembril 2013 korraldas Computare OÜ koos METI personaliabi OÜga Mustpeade Majas tasuta teabepäeva, eesmärgiga rääkida raamatupidamisest raamatupidaja ja personalispetsialisti pilgu läbi.

METI personaliabi OÜ ettekande teema töölepingute ja võlaõiguslike lepingute erinevustest ning ohtudest  töölepingu sõlmimisel  on alati aktuaalne. Kolmas esineja, kelle ettekanne dividendidest ja nende maksustamise erisustest haakus teabepäeval räägituga, oli MELK Õigusbüroo.

Computare OÜ ettekanne teemal  raamatupidamine ettevõtja teenustuses: aruanded ja dividendid rõhutas arvepidamise kohustuslikkuse kõrval  just arvepidamise kasulikkust. Soovisime oma esinemisega levitada mõtet, et  ettevõtja saab korras raamatupidamisarvestuse alusel perioodiliselt koostatud aruannetest kätte palju vajalikku informatsiooni äri juhtimiseks.

Computare esitlusest tasub siinkohal  välja tuua järgmist:

  • Raamatupidamine on rahaliste ja rahaliselt hinnatud tegevuste, majandustehingute ning asjade ülesmärkimine mingil kindlal viisil.
  • Majandustehingut kinnitavad kirjalikud lepingud ja arved.
  • Arvepidamine üldjuhul tekkepõhine; paralleelselt on kasutusel  kaks standardit: RTJ ja IFRS.
  • Korras raamatupidamine tähendab seda, et kõik majandustehingud ja -sündmused on kajastatud täpselt ja adekvaatselt; et kõik tehingud ja sündmused, mis on kirjendatud, on ka tegelikus elus aset leidnud ja et  maksud  on õigesti arvestatud ning tasutud.
  • Raamatupidamisandmete alusel koostatakse finants- ja juhtimisaruandeid ning peetakse maksude arvestust: finantsaruanded on bilanss, kasumiaruanne, rahakäibe aruanne. Juhtimisaruanded on erinevad raamatupidamise ja muu informatsiooni alusel koostatud aruanded, näiteks kütusekulu aruanne, eelarved jms.
  • Millist informatsiooni annavad ettevõtjale finantsaruanded? Teavet vaba raha, ostjate laekumata arvete  ja tasumata tarnijate arvete kohta; laojääki ja aruandvate isikute saldot; põhivara ja kulu; perioodi tulemust; võrdlust eelmiste perioodidega ja palju muud.
  • Käsitleti ka erisoodustuste, dividendide ja muid küsimusi.

Teabepäev oli suunatud olemasolevatele ja ka tulevastele klientidele. Kohale tuli pea 50 kuulajat, kogu saal oli „täis müüdud“.

Tegevuse efektiivsus

Sünonüümisõnastik annab termini efektiivsus vasteteks sõnad jõudlus, tootlus, tootlikkus, suutlikus, töövõime. Finantsanalüüsis kasutatakse neist enam termineid tootlus, tootlikkus. Meeldivamaks terminiks on töövõime, mis sobib hindamaks nii firmade kui inimeste varade kasutamise tõhusust.

Varade töövõime (tootlikuse) arvutamise valem on järgmine

TÖÖVÕIME =  MÜÜGITULU (SISSETULEK) / VARADE VÄÄRTUS

Mida kõrgem on näitaja, seda rohkem ja paremini on vara kasutusel. Ja veel näeme, et suurem müügitulu tähendab suuremat töövõimet ning vastupidi.

Valemit veidi teisendades saame müügitulu arvutusvalemi

MÜÜGITULU (SISSETULEK) = TÖÖVÕIME x VARADE VÄÄRTUS

Kui suur on sinu töövõime? Kas on võimalik töövõimet suurendada?

 

Maksevõime

Kas sinu firmal on alati piisavalt raha, et tasuda kõik lühiajalised võlgnevused — kaasa arvatud töötajatele, hankijatele, arvestatud maksude eest?  On olemas lihtne valem lühiajalise maksevõime (ehk ettevõte võime tasuda lühiajalisi kohustusi) hindamiseks:

  • (raha + ostjate võlad + muud lühiajalised nõuded) / lühiajalised kohustused > 0,9

Lühiajaline maksevõime

Lühiajalise maksevõime näitaja on üks olulisemaid suhtarve, mida tuleks hinnata ajaskaalal ja leida muutumise trendid. Juhuslik, erandlik raha puudujääk ei tohiks tekitada paanikat.

Raha pideva puudujäägi korral

  • teadvusta probleem
  • hinda olukord realistlikult
  • otsi lahendusi ja koosta kassaplaan (rahavoo prognoos)

Kui raha pidevalt ei jätku ja tavapärane äritegevus ei näi raha juurde „tekitavat“, tuleks kaaluda müügi suurendamist, kulude kokkuhoidu, vara müümist, laenude võtmist, omanike osaluse suurendamist, jne jn

 

Esimesed jäljed arvepidamisest

„Kui soovid midagi mõista, jälgi selle algust ja arengut“  (E. Jäger). Esimesed kirjalikud teated arvepidamisest ulatuvad 4 aastatuhandesse e.m.a. Tolleaegses Egiptuses peeti arvestust  vara üle koguselises, mitte rahalises vääringus. Sisuliselt toimus vara ja varude: hõbeda, koduloomade, vilja ja muu vara inventuur! Kõige esimese arvepidamise eesmärk oli pidada arvestust omanduses oleva või hoiustatud kauba ja vara üle; kui palju mida kellelegi kuulus ja kui palju oli sissetulek ning väljaminek. Teinekord kinnitati kauba või vara väljaminek mitme erineva inimese poolt ning kaup saadeti laost välja alles vastutava isiku loaga.

Aja jooksul arenes arvepidamine veelgi ning kauba või vara liikumised seoti vajadusel kauba väljastamise normidega ja omamoodi töökäskudega, mille täitmist oli võimalik hiljem kontrollida. Kokkuvõtteid tehti iga päeva lõpuks. See oli võimalik, sest majandustehinguid toimus vähe.  Igapäevast kaup- kauba vastu vahetust ei olnud mõtet kirjalikult registreerida.

Teadlased on leidnud vanades arvepidamisürikutes vigu, seejuures ei ole selge, kas need olid juhuslikud vead või teadlik pettus. Pole midagi uut siin päikese all!

 

Arvepidamine vanas Babüloonias

Erinevalt vanast Egiptusest kasutati Jõgedevahelisel maal  kirjalike ülestähenduste, sealhulgas tehingute ja arvepidamise, märkimiseks savitahvleid. Kõik kindlasti mäletavad seda kooli ajalootundidest.

Babüloonia savist kartoteegikaardid olid erineva suurusega: väikesed, 2 cm tükikesed kuni suuremad, 30 x 40 cm saviplaadid. Niiskele savile tehti märkmeid ja need kuivatati päikese käes, hilisemal ajal ka ahjudes. Savist dokumentidel, erinevalt papüürusest, sai enne kuivatamist teha parandusi. Dokumendi hävitamine oli ka lihtne: savitahvel tuli lihtsalt puruks lüüa.

Aja jooksul hakati dokumente koostama kahes eksemplaris. Mõnikord säilitati savist dokumente omamoodi ümbrikes. Üldiselt kasutati savitahvlite hoidmiseks savist kanne või punutud korve. Hoiupaigad suleti ja sildistati savitahvlikesega, kuhu oli kantud informatsioon säilitatavate tahvlite sisu, isikute ja ajaperioodi kohta. Kokkuvõteks võib öelda, et dokumentide säilitamine oli korralikult läbi mõeldud.

Babüloonias kasutati laialdaselt arvutamisel abitabeleid. Korrutustabelid olid tolleaegse raamatupidaja kasulikuks abivahendiks. On leitud abi- savitahvleid keerulisemate protsentide leidmiseks.

Dokumendid, mis on leitud Egiptusest, lubavad arvata, et seal arenes materiaalsete väärtuste süstemaatiline arvestus enne kronoloogilist arvestust. Eelmises Raamatupidaja märkmes vaatasime lühidalt, et vanas Egiptuses oli oluline pidada arvestust vara üle ja tagada selle säilimine (vara inventuurid). Babüloonias arenes arvepidamine veidi teisiti. Leitud savidokumendid lubavad teha järelduse, et paralleelselt varade inventuurikaartidele tektud kannetele märgiti üles ka tehingute ja varade liikumised ehk tekkisid esimesed tänapäeva mõistes päevaraamatud.

 

Ettevalmistused aastaaruande esitamiseks

Aruandekohuslastel on 2012. majandusaasta aruanne arvatavasti esitatud. Teema võiks lugeda sellega lõpetatuks. Siiski arvan, et just praegu on õige aeg üle vaadata andmete ettevalmistamise ja korrastamise küsimused, selleks et edaspidi toimuks aruande esitamine ladusamalt. Computare raamatupidajate arvates toimub aastaaruande ettevalmistus aasta jooksul, nimelt on usaldusväärse aruande aluseks korrektne raamatupidamine.

Pideva raamatupidamisarvestuse käigus tuleb tagada, et järgmised momendid on täidetud:

a)      Kõigi majandustehingute kajastamine

b)      Algdokumentide sisestamine

c)       Maksude korrektne arvestus (ja tasumine!)

d)      Dokumentide arhiveerimine

e)      Igakuine bilansiridade kontroll

f)       Aasta lõpetamine: inventuurid, ümberhindlused ja bilansikirjete kontroll

Sellega laotakse vundament aastaaruande koostamiseks.

Huvitav raamatupidamine

Computare alustab lühikese ülevaatesarjaga raamatupidamisest ja selle ajaloost eesmärgiga näidata, kui huvitav ja loogiline on raamatupidamine. Raamatupidamine, teisisõnu arvepidamine, on rahaliste ja rahaliselt hinnatud tegevuste, majandustehingute ning asjade ülesmärkimine mingil kindlal viisil.

Kui vaatame raamatupidamist lähemalt, näeme, et see koosneb teatud viisil korrastatud numbritest. Need numbrid iseenesest ei tähenda midagi, neile tuleb anda sisu. Raamatupidamise numbrid kirjeldavad erinevaid asju: vara, maad, raha, kapitali, nõudeid, kohustusi, sääste, laene, tulu, mahakandeid, kahjumeid, lubadusi, töötasu ja paljut muud.

Raamatupidamine on niisiis kirjalik majandustehingu, tegevuse või asja väärtuse registreerimine kasutades aritmeetilisi tehteid. Kahekordne raamatupidamine tähendab seda, et iga raamatupidamiskanne kirjendatakse kahel kontol. Konto on raamatupidamise register ühelaadiliste tehingute arvestamiseks.

Ja ongi kõik! Tegelik töö seisneb selles, et leida õige viis ja reeglid tehingute kirjendamiseks ja andmete korrastamiseks. Seda aga raamatupidaja märkmetes me ei vaata. Järgmises postituses veidi ajaloost.